కొంతమంది వ్యవస్థాపకుల కోసం, సమావేశాలు వ్యాయామానికి సమానం, అవి సరదాగా లేవు కాని అవి అవసరమని మీకు తెలుసు. కొన్నిసార్లు సమావేశాలు త్వరితంగా మరియు పాయింట్‌గా ఉంటాయి మరియు ఇతర సమయాల్లో అవి మీ రోజులో మంచి భాగాన్ని తీసుకుంటాయి. కానీ, సమావేశం ఎంతసేపు కొనసాగినా, అతి ముఖ్యమైనది ఏమిటంటే మీరు దాని నుండి బయటపడటం.
మీరు కలవడానికి గడువు, పూర్తి చేయడానికి టన్నుల పనులు మరియు నిర్వహించడానికి మొత్తం బృందం ఉన్నాయి. సమయం డబ్బు మరియు సరిగ్గా నిర్వహించకపోతే, సమావేశాలు చాలా విలువైన గంటలను తినగలవు. జట్టు సమావేశాలను ఎక్కువగా పొందడంలో మీకు సహాయపడటానికి, మీరు మరియు మీ ఉద్యోగులు ఈ ఐదు-దశల మార్గదర్శిని అనుసరించవచ్చు. మీరు త్వరగా మిమ్మల్ని గమనిస్తారు మరియు మీ బృందం మరింత ఉత్పాదక సమావేశాలకు దారి తీస్తుంది.
నాష్ గ్రియర్ పొగ కలుపు చేస్తుంది
1. ఎజెండాను అభివృద్ధి చేయండి మరియు పంపిణీ చేయండి.
సమావేశ ఎజెండాను ముందుగానే సిద్ధం చేయడం ద్వారా దృ game మైన గేమ్ ప్లాన్‌ను సెటప్ చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది. మీరు చర్చించదలిచిన అన్ని ముఖ్యమైన అంశాలను మరియు సమావేశం ముగింపులో మీరు కలవాలనుకుంటున్న లక్ష్యాలను జాబితా చేయవచ్చు. సంక్షిప్తీకరించండి మరియు మీరు తెలుసుకోవాలనుకునే విషయాల కోసం ఖాళీలను పూరించండి.
ఎజెండా వెనుక మీరు చర్య వస్తువుల కోసం సంఖ్యా ఖాళీల జాబితాను తయారు చేయవచ్చు. ఇది సమావేశానికి హాజరయ్యేవారికి సమావేశం ఫలితంగా వారు చర్య తీసుకోవలసిన ఏదైనా వ్రాయడానికి అనుమతిస్తుంది మరియు ఇది ప్రతిదీ ఒకే చోట ఉంచుతుంది.
ఎజెండా ఖరారైన తర్వాత, దాన్ని మీ బృందానికి పంపండి. వారు మీరు ఏమి చర్చించాలనుకుంటున్నారు, మీకు ఏ ప్రశ్నలు ఉండవచ్చు మరియు వారు ఎలాంటి ఆలోచనలు లేదా ఆందోళనలను తీసుకురావాలనుకుంటున్నారో వారు చూడగలరు. సమావేశంలో ప్రతి ఒక్కరూ ఏమి ఆశించాలో మరియు వారి నుండి ఏమి ఆశించబడతారనే దాని గురించి ప్రతి ఒక్కరూ వ్యవస్థీకృతంగా ఉండటానికి ఒక ఎజెండా సహాయపడుతుంది.
2. ఎజెండా చుట్టూ ప్రణాళిక.
ఎజెండా కేవలం చర్చా పాయింట్ల జాబితా. ప్రతి అంశం పక్కన ప్రశ్నలు, సమాధానాలు లేదా సలహాల జాబితాను సిద్ధం చేయడానికి ప్రతి ఒక్కరూ సమావేశానికి ముందుగానే ఎజెండాను సమీక్షించడం చాలా అవసరం. ఇది ప్రతి ఒక్కరినీ అంశంపై ఉంచుతుంది, ఎజెండాలోని తదుపరి అంశంపైకి వెళ్ళే ముందు చర్చించాల్సిన ప్రతి విషయాన్ని చర్చిస్తుంది.
ప్రతి అంశం చివరలో ప్రతి ఒక్కరినీ అడగండి, 'మేము ముందుకు వెళ్ళే ముందు ఎవరికైనా ప్రశ్నలు ఉన్నాయా?' ప్రతిఒక్కరి మనస్సులలో సమాచారం తాజాగా ఉన్నప్పుడే ఇతర ప్రశ్నలను తీసుకువచ్చే అవకాశం ఇది.
3. ప్రతి సమావేశానికి ముందు 'చీకటిగా' వెళ్లండి.
మీ బృందాన్ని వారి ఎజెండాను వారితో తీసుకెళ్ళమని ప్రోత్సహించండి మరియు 'చీకటిగా' వెళ్లండి లేదా పరధ్యానాలకు దూరంగా ఉండండి, నవీకరణలు మరియు క్రొత్త ఆలోచనలను పట్టికలోకి తీసుకురావడంపై దృష్టి పెట్టండి. ఉదాహరణకు, మీరు కలవరపరిచే సమావేశాన్ని నిర్వహించాలని నిర్ణయించుకున్నప్పుడు, చర్చించడానికి ఆలోచనల జాబితాను సిద్ధం చేయడానికి సమావేశానికి కొద్దిసేపటి ముందు 10-15 నిమిషాల మెదడును కేటాయించాలని ప్రతి ఒక్కరినీ అడగండి. వారు వారి ఆలోచనలను మరియు గమనికలను వారి ఎజెండా కాపీకి శీఘ్ర సూచన మార్గదర్శిగా కూడా జోడించవచ్చు.
ఇది మీకు మరియు మీ బృందానికి సమావేశానికి దూకడానికి మరియు ఆలోచనలను చర్చించడానికి పట్టిక చుట్టూ తిరగడానికి అనుమతిస్తుంది. తరువాతి వ్యక్తి మాట్లాడటానికి ఎక్కువ సమయం వేచి ఉండటానికి బదులుగా, ప్రతి ఒక్కరూ ఆలోచనల ద్వారా మాట్లాడటానికి సిద్ధంగా ఉంటారు మరియు అదే రోజున ఉత్తమమైన చర్యను నిర్ణయించే అవకాశం మీకు ఎక్కువ. గదిలోని శక్తి అంటుకొంటుంది మరియు ఈ సమావేశాలు ఎంత ఎక్కువ ఉత్పాదకతను పొందవచ్చో మీరు చూస్తారు.
4. బయట పరధ్యానం తొలగించండి.
ముఖ్యమైన విషయాలను చర్చించడానికి కొంత సమయం కేటాయించడానికి సమావేశాలు సృష్టించబడతాయి. మీ ఫోన్ లేదా ల్యాప్‌టాప్ వంటి బయటి దృష్టిని మీతో తీసుకురాకుండా ఆ సమయాన్ని గౌరవించండి. లేకపోతే, మీరు దూరంగా టైప్ చేయడం లేదా మీ ఫోన్‌ను నిరంతరం తనిఖీ చేయడం చూడటం అసభ్యంగా లేదా అగౌరవంగా ఉంటుందని సహచరులు అనుకోవచ్చు.
అయినప్పటికీ, కొంతమందికి గమనికలు తీసుకోవడానికి లేదా ఇమెయిల్‌ను చూడటానికి ఎలక్ట్రానిక్ పరికరం అవసరం కావచ్చు కాబట్టి, దాన్ని నిశ్శబ్ద సెట్టింగ్‌లో ఉంచండి, అందువల్ల పెద్ద నోటిఫికేషన్‌లు వినిపించవు. అలాగే, మీరు ఎలక్ట్రానిక్ పరికరాలను తీసుకువస్తే, సమావేశం ప్రారంభంలో ప్రతిఒక్కరికీ మీరు గమనికలు తీసుకోవడానికి దాన్ని ఉపయోగిస్తారని చెప్పండి. మీరు పరికరాన్ని ఎందుకు తీసుకువస్తున్నారనే దాని గురించి పరికరాలను తీసుకురావడం లేదా ప్రజలను ముందే హెచ్చరించడం ద్వారా, మీరు శ్రద్ధ వహిస్తున్నారా అని సహోద్యోగులు ఆశ్చర్యపోకుండా చేస్తుంది.
5. కీ టేకావేలను పునరావృతం చేయడం ద్వారా సమావేశాలను ముగించండి.
సమావేశ నాయకుడిగా, ప్రతి సమావేశంలోని చివరి ఐదు నిమిషాలను కీ టేకావేలను త్వరగా సంగ్రహించడానికి ఉపయోగించుకోండి. సమాచార క్రిస్టల్ యొక్క స్పష్టమైన బిట్స్ స్పష్టంగా చేయడానికి ఇది సహాయపడుతుంది. ప్రతి ఒక్కరూ ఏమి చేయాలో లేదా తదుపరి సమావేశం ద్వారా ప్రదర్శించబడతారో పునరావృతం చేయడం అనేది సమావేశాన్ని ముగించడానికి మరియు ప్రతి ఒక్కరినీ పనిలో ఉంచడానికి ఒక గొప్ప మార్గం.
సమావేశాల నుండి విలువను పొందడం ప్రధాన ప్రాధాన్యతగా ఉండాలి, మీరు ఫోన్ లేదా ఇమెయిల్ ద్వారా త్వరగా చర్చించగలిగే విషయాల కోసం సమావేశాలు ఉండకండి. మీ సమావేశాలు ముఖ్యమైన చర్చా విషయాలు మరియు అధిక ఉత్పాదకత కోసం ఏర్పాటు చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి. కలిసి పనిచేయడానికి మరియు ప్రాజెక్టుల ద్వారా సజావుగా సాగడానికి ఈ సమయాన్ని తెలివిగా ఉపయోగించుకోవడానికి మీ బృందం మీకు సహాయం చేయండి.
