కమ్యూనికేషన్ సిస్టమ్స్

కమ్యూనికేషన్ సిస్టమ్స్ అనేది అధికారిక మరియు అనధికారికమైన వివిధ ప్రక్రియలు, దీని ద్వారా ఒక వ్యాపారంలో నిర్వాహకులు మరియు ఉద్యోగుల మధ్య, లేదా వ్యాపారం మరియు బయటి వ్యక్తుల మధ్య సమాచారం పంపబడుతుంది. కమ్యూనికేషన్-వ్రాతపూర్వక, శబ్ద, అశాబ్దిక, దృశ్య, లేదా ఎలక్ట్రానిక్-వ్యాపారం నిర్వహించే విధానంపై గణనీయమైన ప్రభావాన్ని చూపుతుంది. ఒక వ్యక్తి ఒక వాస్తవం లేదా ఆలోచనను గమనించినప్పుడు కమ్యూనికేషన్ యొక్క ప్రాథమిక ప్రక్రియ ప్రారంభమవుతుంది. ఆ వ్యక్తి (పంపినవారు) పరిశీలనను సందేశంగా అనువదించాలని నిర్ణయించుకోవచ్చు, ఆపై కొన్ని కమ్యూనికేషన్ మాధ్యమం ద్వారా సందేశాన్ని మరొక వ్యక్తికి (రిసీవర్) ప్రసారం చేయవచ్చు. రిసీవర్ అప్పుడు సందేశాన్ని అర్థం చేసుకోవాలి మరియు పంపినవారికి సందేశం అర్థమైందని మరియు తగిన చర్య తీసుకున్నట్లు సూచిస్తుంది.

ఏ విధమైన కమ్యూనికేషన్ యొక్క లక్ష్యం సందేశం యొక్క పూర్తి అవగాహనను ప్రోత్సహించడం. కానీ ఈ ప్రక్రియలో ఏ దశలోనైనా కమ్యూనికేషన్‌లో విచ్ఛిన్నాలు సంభవించవచ్చు. వ్యాపార నిర్వాహకులు సమర్థవంతమైన సంభాషణను నిరోధించే సాధారణ అడ్డంకులను అర్థం చేసుకోవాలి మరియు తొలగించాలి. వ్యాపార సెట్టింగులలో కమ్యూనికేషన్ సమస్యలకు కొన్ని కారణాలు:

ప్రాథమిక భాషా నైపుణ్యాలు లేకపోవడం
పంపేవారు మరియు రిసీవర్ల నుండి భిన్నమైన అంచనాలు మరియు అవగాహన
సెలెక్టివిటీ లేదా మరొక వ్యక్తి నుండి సందేశం వచ్చినప్పుడు వారు నిలుపుకున్న వాటిని ఎంచుకుని ఎంచుకునే ధోరణి
రింగింగ్ టెలిఫోన్లు, షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశాలు మరియు అసంపూర్తిగా ఉన్న నివేదికలు వంటి పరధ్యానం

హెర్టా ఎ. మర్ఫీ మరియు హెర్బర్ట్ డబ్ల్యూ. హిల్డెబ్రాండ్ట్ వారి పుస్తకంలో చెప్పారు ప్రభావవంతమైన వ్యాపార కమ్యూనికేషన్లు , మంచి కమ్యూనికేషన్ పూర్తి, సంక్షిప్త, స్పష్టమైన, కాంక్రీటు, సరైనది, ఆలోచించదగినది మరియు మర్యాదపూర్వకంగా ఉండాలి. మరింత ప్రత్యేకంగా, దీని అర్థం కమ్యూనికేషన్ ఉండాలి: ఎవరు, ఏమి, ఎప్పుడు, ఎక్కడ వంటి ప్రాథమిక ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వండి; సంబంధితంగా ఉండండి మరియు మితిమీరిన వర్డీ కాదు; రిసీవర్ మరియు అతని లేదా ఆమె ఆసక్తులపై దృష్టి పెట్టండి; నిర్దిష్ట వాస్తవాలు మరియు బొమ్మలు మరియు క్రియాశీల క్రియలను ఉపయోగించండి; చదవడానికి సంభాషణ స్వరాన్ని ఉపయోగించండి; అవసరమైనప్పుడు ఉదాహరణలు మరియు దృశ్య సహాయాలను చేర్చండి; వ్యూహాత్మకంగా మరియు మంచి స్వభావంతో ఉండండి; మరియు ఖచ్చితమైన మరియు విచక్షణారహితంగా ఉండండి.

అస్పష్టమైన, సరికాని, లేదా ఆలోచించని వ్యాపార సంభాషణ విలువైన సమయాన్ని వృథా చేస్తుంది, ఉద్యోగులు లేదా కస్టమర్లను దూరం చేస్తుంది మరియు నిర్వహణ లేదా మొత్తం వ్యాపారం పట్ల సద్భావనను నాశనం చేస్తుంది. వాస్తవానికి, 2004 లో నేషనల్ కమిషన్ ఆన్ రైటింగ్ అధ్యయనం ప్రకారం, పేరుతో రాయడం: పని చేయడానికి టికెట్ '¦ లేదా టికెట్ అవుట్ , 'రచనలో పరిష్కార లోపాలు అమెరికన్ సంస్థలకు సంవత్సరానికి 1 3.1 బిలియన్ల వరకు ఖర్చవుతాయి.' మేము సమాచార యుగంలోకి ప్రవేశించినప్పుడు, కమ్యూనికేట్ యొక్క ప్రాముఖ్యత స్పష్టంగా పెరుగుతుంది మరియు వ్రాతపూర్వక సమాచార మార్పిడికి ప్రాధాన్యత పెరుగుతుంది. సమాచార యుగ ఆర్థిక వ్యవస్థలో మార్పు అతనిలో మంచి రచనా నైపుణ్యాల అవసరాన్ని ఎలా పెంచుతుందో బ్రెంట్ స్టేపుల్స్ వివరించాడు న్యూయార్క్ టైమ్స్ వ్యాసం, 'ది ఫైన్ ఆర్ట్ ఆఫ్ గెట్టింగ్ ఇట్ డౌన్ పేపర్, ఫాస్ట్.' 'కంపెనీలు ఒకప్పుడు పేద రచయితల కోసం వారి ఆలోచనలను కాగితంపై అనువదించగల వ్యక్తులతో చుట్టుముట్టడం ద్వారా కవర్ చేయబడతాయి. కానీ ఈ వ్యూహం బాటమ్-లైన్-ఆధారిత సమాచార యుగంలో తక్కువ ఆచరణాత్మకంగా నిరూపించబడింది, దీనికి గతంలో కంటే ఎక్కువ వర్గాల ఉద్యోగుల నుండి అధిక-నాణ్యత రచన అవసరం. రచయితలు కానివారిని కవర్ చేయడానికి బదులుగా, కంపెనీలు వాటిని తలుపు వద్ద ప్రదర్శించడానికి మార్గాలను ఎక్కువగా చూస్తున్నాయి. '

వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ల చరిత్ర

కార్పొరేట్ అమెరికా యొక్క ప్రారంభ సంవత్సరాల్లో, వ్యాపార నిర్వాహకులు టాప్-డౌన్ కమ్యూనికేషన్ల యొక్క కఠినమైన ప్రాతిపదికన పనిచేస్తున్నారు. కంపెనీ యజమాని లేదా యజమాని ఏది చెప్పినా అది చట్టం. చాలా సందర్భాల్లో, ఉత్పత్తిని అమ్మడం నుండి ఉద్యోగులతో వ్యవహరించడం వరకు ప్రతిదీ చేసే వ్యూహాలు మూసివేసిన తలుపుల వెనుక చర్చించబడతాయి. నిర్వాహకులు ఆ నిర్ణయాలు తీసుకున్న తర్వాత, దిగువ స్థాయి ఉద్యోగులు వాటిని అమలులోకి తెస్తారని భావించారు. ఉద్యోగులకు తక్కువ ఇన్పుట్ ఉంది; వారు చెప్పినట్లు చేసారు లేదా వేరే చోట పని దొరికింది. ఇటువంటి నిర్వహణ వైఖరులు, ముఖ్యంగా బొగ్గు మరియు ఉక్కు గనుల వంటి ప్రదేశాలలో కార్మికుల భద్రతా సమస్యలకు వారు దరఖాస్తు చేసినప్పుడు, కార్మిక సంఘాల పెరుగుదలకు దారితీసింది. మరేమీ కాకపోతే, నిర్వహణ కార్మికుల డిమాండ్లను వినే వరకు ఉత్పత్తిని మందగించడానికి లేదా మూసివేయడానికి యూనియన్లకు అనేక సందర్భాల్లో అధికారం ఉంది.

యూనియన్ డిమాండ్లకు ప్రతిస్పందనగా, కార్పొరేషన్లు చివరికి కమ్యూనికేషన్ వ్యవస్థలను ఏర్పాటు చేశాయి, ఇక్కడ ర్యాంక్-అండ్-ఫైల్ సభ్యులు యూనియన్ ప్రతినిధుల ద్వారా తమ మనస్సును మాట్లాడగలరు. కార్పొరేట్ నిర్వాహకులకు ఇటువంటి వ్యవస్థలను అమలు చేయడానికి యూనియన్లు ప్రేరణనిచ్చినప్పటికీ, కంపెనీ సమస్యలను పరిష్కరించడంలో ఉద్యోగులు అర్ధవంతమైన ఇన్పుట్ కలిగి ఉండవచ్చని నిర్వాహకులు చివరికి గ్రహించారు. సహకారం అందించే అవకాశాన్ని అందించినప్పుడు, చాలా మంది ఉద్యోగులు అవకాశం వద్దకు దూకుతారు. ఈ విధమైన అభిప్రాయాన్ని బాటప్-అప్ కమ్యూనికేషన్ అని పిలుస్తారు.

నేటి వ్యాపార వాతావరణంలో, చాలా సంస్థలు సంస్థలో చురుకైన పాత్ర పోషించమని ఉద్యోగులను ప్రోత్సహిస్తాయి. ఉత్పత్తిని మెరుగుపరిచే మార్గాలను గమనించే ఉద్యోగులు ఆ ఆలోచనలను నిర్వాహకులకు పంపినందుకు ప్రోత్సహించబడతారు మరియు సాధారణంగా రివార్డ్ చేయబడతారు. తీవ్రమైన అధ్యయనాన్ని తట్టుకునే ఆలోచనలను సమర్పించే ఉద్యోగులకు సంస్థకు పొదుపులో ఒక శాతం బహుమతి ఇవ్వవచ్చు. ఉద్యోగంలో వేధింపులకు గురయ్యే ఉద్యోగులు అలాంటి వేధింపులను ఆపడానికి అవసరమైన నిర్వహణ గొలుసును నివేదించమని గట్టిగా ప్రోత్సహిస్తారు. రెగ్యులర్ ఉద్యోగుల సమావేశాలు జరుగుతాయి, ఇక్కడ అత్యల్ప స్థాయి ఉద్యోగి నిలబడి ఉన్నత స్థాయి నిర్వాహకుడిని ప్రత్యక్ష ప్రశ్న అడగవచ్చు, దీనికి బదులుగా ప్రత్యక్ష సమాధానం ఇవ్వబడుతుందనే పూర్తి ఆశతో.

వ్యాపార నిర్వాహకులు ఉద్యోగులను అర్ధంతరంగా కలుసుకునేటప్పుడు సంస్థ ఎలా నడుస్తుందో పర్యవేక్షించే పద్ధతిని కూడా అభివృద్ధి చేశారు. కొన్నిసార్లు 'చుట్టూ తిరగడం ద్వారా నిర్వహణ' అని పిలుస్తారు, ఈ కమ్యూనికేషన్ పద్ధతి అగ్ర నిర్వాహకులు తమ కార్యాలయాల నుండి బయటపడాలని మరియు పని జరిగే స్థాయిలో ఏమి జరుగుతుందో చూడాలని పిలుస్తుంది. సబార్డినేట్ల నుండి నివేదికలను చదవడానికి బదులుగా, వ్యాపార యజమానులు కర్మాగారాలు లేదా సేవా కేంద్రాలను సందర్శిస్తారు, ఉద్యోగంలో ఉన్న ఉద్యోగులను గమనిస్తారు మరియు వారి అభిప్రాయాలను అడగండి. వ్యాపార నిర్వహణ నిపుణులచే ఈ అభ్యాసం క్రమం తప్పకుండా ప్రశంసించబడింది మరియు తిరస్కరించబడినప్పటికీ, ఈ రకమైన సమాచార మార్పిడి యజమానిని సన్నిహితంగా ఉంచడానికి ఉపయోగపడుతుంది.

సమర్థవంతమైన సందేశాలను సిద్ధం చేస్తోంది

వ్యాపార సమాచార మార్పిడిలో చాలా ముఖ్యమైన భాగం సమర్థవంతమైన మరియు అర్థమయ్యే సందేశాన్ని సిద్ధం చేయడానికి సమయం తీసుకుంటుంది. మర్ఫీ మరియు హిల్డెబ్రాండ్ట్ ప్రకారం, సందేశం యొక్క ముఖ్య ఉద్దేశ్యాన్ని తెలుసుకోవడం మొదటి దశ. ఉదాహరణకు, సరఫరాదారుకు పంపిన సందేశం లోపభూయిష్ట భాగానికి ప్రత్యామ్నాయాన్ని పొందే ఉద్దేశ్యాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు. తరువాతి దశ ప్రేక్షకులను విశ్లేషించడం ద్వారా వారి అభిప్రాయాలు మరియు అవసరాలకు తగినట్లుగా సందేశాన్ని స్వీకరించవచ్చు. గ్రహీతను చిత్రించడానికి మరియు సందేశం యొక్క ఏ ప్రాంతాలను వారు సానుకూలంగా లేదా ప్రతికూలంగా, ఆసక్తికరంగా లేదా బోరింగ్‌గా, ఆహ్లాదకరంగా లేదా అసంతృప్తికరంగా భావిస్తారో ఆలోచించడం సహాయపడుతుంది. ఆ తరువాత, పంపినవారు అవసరమైన అన్ని వాస్తవాలను చేర్చడానికి మరియు సేకరించడానికి ఆలోచనలను ఎన్నుకోవాలి. తరువాతి దశలో సందేశాన్ని నిర్వహించడం జరుగుతుంది, ఎందుకంటే పేలవంగా వ్యవస్థీకృత సందేశం అవసరమైన ప్రతిస్పందనను పొందడంలో విఫలమవుతుంది. ముందుగానే ఒక రూపురేఖను సిద్ధం చేయడానికి ఇది సహాయపడుతుంది, ప్రారంభంలో మరియు ముగింపు భాగాలపై ప్రత్యేక శ్రద్ధ చూపుతుంది. చివరగా, సందేశాన్ని ప్రసారం చేయడానికి ముందు సవరించడం మరియు ప్రూఫ్ రీడ్ చేయడం ముఖ్యం.

కమ్యూనికేషన్ మీడియా

కమ్యూనికేషన్ కోసం రెండు ప్రధాన మాధ్యమాలు ఉన్నాయి: వ్రాతపూర్వక మరియు మౌఖిక. అశాబ్దిక సమాచార మార్పిడి కూడా కమ్యూనికేషన్ వ్యవస్థల యొక్క ఒక అంశం. ఈ రకమైన కమ్యూనికేషన్ ప్రతి క్రింద వివరించబడింది.

లిఖిత కమ్యూనికేషన్

వ్రాతపూర్వక కమ్యూనికేషన్ అనేది వ్యాపార సమాచార మార్పిడి యొక్క అత్యంత సాధారణ రూపం మరియు సమాచార యుగంలో మరియు ఎలక్ట్రానిక్ కమ్యూనికేషన్ సాధనాల వ్యాప్తిలో. చిన్న వ్యాపార యజమానులు మరియు నిర్వాహకులు సమర్థవంతమైన వ్రాతపూర్వక కమ్యూనికేషన్ నైపుణ్యాలను పెంపొందించుకోవడం మరియు దాని ఉద్యోగులందరిలోనూ అదే విధంగా ప్రోత్సహించడం చాలా అవసరం. సమాచార యుగం మేము కమ్యూనికేట్ చేసే మార్గాలను మార్చివేసింది మరియు వ్రాతపూర్వక మరియు మౌఖిక సమాచార మార్పిడికి అధిక ప్రాధాన్యతనిచ్చింది.

సమాచారాన్ని నిర్వహించడానికి మరియు ప్రసారం చేయడానికి కంప్యూటర్లు మరియు కంప్యూటర్ నెట్‌వర్క్‌ల యొక్క ఎప్పటికప్పుడు పెరుగుతున్న ఉపయోగం అంటే సమర్థవంతమైన రచనా నైపుణ్యాల అవసరం పెరుగుతోంది. బిజినెస్ రైటింగ్ కోసం ఆన్‌లైన్ స్కూల్‌కు నాయకత్వం వహిస్తున్న మాజీ విశ్వవిద్యాలయ ప్రొఫెసర్ డాక్టర్ క్రెయిగ్ హొగన్, ప్రతి నెలా వారి స్వంత మరియు వారి ఉద్యోగుల రచనా నైపుణ్యాలను మెరుగుపర్చడానికి సహాయం కోరుతూ నిర్వాహకులు మరియు కార్యనిర్వాహకుల నుండి వందలాది విచారణలను స్వీకరిస్తారు. 'వాట్ కార్పొరేట్ అమెరికా నిర్మించలేము: ఒక వాక్యం' అనే శీర్షికతో ఒక వ్యాసంలో డాక్టర్ హొగన్ వివరిస్తున్నారు, ఇంతకుముందు లక్షలాది మంది ప్రజలు ఉద్యోగంలో ఎక్కువ రచనలు చేయనవసరం లేదు, ఇప్పుడు తరచుగా మరియు వేగంగా వ్రాయాలని భావిస్తున్నారు. డాక్టర్ హొగన్ ప్రకారం, వారిలో చాలా మంది పని చేయరు. 'ఇ-మెయిల్ అనేది ఇంగ్లీష్ ఉపాధ్యాయులను ఆహ్వానించని పార్టీ. ఇది కంపెనీలు తమ జుట్టును చింపివేస్తుంది. ' నేషనల్ కమిషన్ ఆన్ రైటింగ్ అధ్యయనం నుండి సర్వే ఫలితాలు ఈ అంచనాను బ్యాకప్ చేస్తాయి. దేశంలోని 'బ్లూ చిప్' కంపెనీలలో మూడవ వంతు ఉద్యోగులు పేలవంగా వ్రాస్తారని మరియు పరిష్కార రచన సూచనలు అవసరమని వారు కనుగొన్నారు.

వ్రాతపూర్వక సంభాషణ యొక్క ప్రాథమిక సూత్రాలు మొత్తం కమ్యూనికేషన్ కోసం సమానంగా ఉంటాయి. పరిష్కార రచన యొక్క పెరుగుతున్న పరిశ్రమలోని నిపుణులు మంచి రచన కోసం ఐదు కనీస అవసరాలు ఉన్నాయని అంగీకరిస్తున్నారు. వారు:

మీ ప్రేక్షకులను తెలుసుకోండి
వాక్యాలను చిన్నగా మరియు సరళంగా ఉంచండి
పరిభాష మరియు క్లిచ్లను నివారించండి
వాస్తవాలు మరియు అభిప్రాయాల మధ్య తేడాను గుర్తించండి
స్పెల్లింగ్, వ్యాకరణం మరియు విరామచిహ్నాలను ఎల్లప్పుడూ రెండుసార్లు తనిఖీ చేయండి

వాస్తవానికి, అర్ధాన్ని ఖచ్చితమైన మరియు సంక్షిప్త పద్ధతిలో తెలియజేయడం ముఖ్య విషయం. ప్రజలు చదివిన ఆనందం కోసం వ్యాపార మెమోరాండా చదవరు. నిర్ణయాలు తీసుకోవటానికి లేదా చర్య తీసుకోవడానికి సూచనలు లేదా సమాచారాన్ని స్వీకరించడానికి వారు అలా చేస్తారు. అందువల్ల, వ్యాపార రచనలో అత్యంత సాహిత్య గద్యం అవసరం లేదు. మితిమీరిన లాంఛనప్రాయమైన గద్యం కూడా నిరుపయోగంగా లేదా సరళంగా అనిపించడం ద్వారా ప్రతికూలంగా ఉంటుంది. చాలా అనధికారికంగా వ్రాసే శైలి కూడా అనుకోని సందేశాన్ని ఇవ్వగలదు, అనగా విషయం తీవ్రంగా లేదు లేదా పంపినవారు తీవ్రంగా పరిగణించరు. సూటిగా, మర్యాదపూర్వకంగా మాట్లాడే స్వరం సాధారణంగా ఉత్తమ ఎంపిక కాని అభ్యాసం లేకుండా సహజంగా రాకపోవచ్చు.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ సందేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం గురించి పూర్తిగా ప్రకటనతో ప్రారంభం కావాలి మరియు ప్రయోజనానికి మద్దతుగా సరళమైన మరియు స్పష్టమైన వివరాలతో అనుసరించాలి. కరస్పాండెన్స్ గ్రహీతలకు తగిన విధంగా పనిచేయడానికి సమాచారం అవసరం. పంపినవారు ఉద్దేశించిన విధంగా వ్యవహరించడానికి లేదా ఆలోచించమని వారిని ఒప్పించే కారణాలు కూడా వారికి అవసరం. సందేశం కారణాలను గుర్తించి, సాక్ష్యాలను అందించే స్పష్టమైన వాదనలతో దాని అర్థాన్ని తెలియజేస్తే అది ఆ లక్ష్యాన్ని సాధించాలి.

మొత్తం బాహ్య కరస్పాండెన్స్‌లో ప్రత్యేక శ్రద్ధ తీసుకోవాలి ఎందుకంటే ఇది మొత్తం వ్యాపారంపై ప్రతిబింబిస్తుంది. ఉదాహరణకు, ఒక ప్రాజెక్ట్‌లో పెట్టుబడులు పెట్టడానికి లేదా ఒక సంస్థ నుండి కొనుగోలు చేయడానికి ఒకరిని ఒప్పించటానికి ఉద్దేశించిన అక్షరాలు ప్రత్యేక సంస్థను కలిగి ఉన్నాయి. మర్ఫీ మరియు హిల్డెబ్రాండ్ట్ ప్రకారం, వారు తప్పక: 1) పాఠకుడి నుండి అనుకూలమైన దృష్టిని ఆకర్షిస్తారు; 2) ఆసక్తిని రేకెత్తిస్తుంది; 3) పాఠకుడిని ఒప్పించి కోరికను సృష్టించండి; మరియు 4) రీడర్ తీసుకోవలసిన చర్యను వివరించండి. లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యం అమ్మకం చేసినప్పుడు, ఉత్పత్తి గురించి వాస్తవాలు మరియు స్పష్టమైన కేంద్ర అమ్మకపు స్థానం చేర్చడం కూడా ముఖ్యం. అన్నింటికంటే మించి, వ్యాపారం నుండి ఉద్భవించే ఏ రకమైన వ్రాతపూర్వక సంభాషణ అయినా సద్భావనను సృష్టించడం లేదా పెంచడం చాలా ముఖ్యం.

ఓరల్ కమ్యూనికేషన్

చిన్న వ్యాపార యజమానులు మరియు నిర్వాహకులు తరచూ ప్రెజెంటేషన్లు, ఇంటర్వ్యూలు లేదా సమావేశాలను నిర్వహించడానికి పిలుస్తారు, కాబట్టి నోటి కమ్యూనికేషన్ నైపుణ్యాలు అభివృద్ధికి మరొక ముఖ్యమైన ప్రాంతం. శిక్షణా ప్రయోజనాల కోసం లేదా అమ్మకపు ప్రయోజనాల కోసం సంభావ్య వినియోగదారులకు ప్రదర్శనలు ఇవ్వవచ్చు. ఈ రెండు సందర్భాల్లో, మంచి ప్రదర్శన పద్ధతులు ఆసక్తిని కలిగిస్తాయి మరియు విశ్వాసాన్ని కలిగిస్తాయి. కొత్త ఉద్యోగులను నియమించడం, పనితీరు మదింపులను నిర్వహించడం లేదా మార్కెట్ పరిశోధన చేయడం కోసం ఇంటర్వ్యూ చేసే నైపుణ్యాలు అవసరం కావచ్చు. సమావేశాలు లేదా సమావేశాలు సమస్యలను పరిష్కరించడానికి లేదా లక్ష్యాలను నిర్ణయించడానికి ఉద్యోగులకు లేదా సంస్థ వెలుపల ఆసక్తిగల పార్టీలకు సంబంధించిన ముఖ్యమైన సాధనాలు.

హన్నా లీ ఫౌలర్ వయస్సు ఎంత

ఇతర రకాల నోటి సంభాషణలకు వర్తించే అదే సూత్రాలు టెలిఫోన్ కాలింగ్‌కు కూడా వర్తిస్తాయి. ఉద్దేశ్యాన్ని నిర్ణయించడం, ప్రేక్షకులను (కాల్ చేయడానికి ఉత్తమ సమయంతో సహా) పరిగణనలోకి తీసుకోవడం మరియు చేర్చవలసిన ఆలోచనలను మరియు అడిగే ప్రశ్నలను నిర్ణయించడం ద్వారా వ్యాపార కాల్‌లను ప్లాన్ చేయడం చాలా ముఖ్యం. వ్యాపార నేపధ్యంలో టెలిఫోన్‌కు సమాధానం ఇచ్చేటప్పుడు, వెంటనే సమాధానం ఇవ్వడం మరియు మీ పేరు మరియు విభాగాన్ని స్పష్టమైన, ఆహ్లాదకరమైన స్వరంలో పేర్కొనడం చాలా ముఖ్యం. టెలిఫోన్ ద్వారా కమ్యూనికేషన్ చిన్న వ్యాపార విజయానికి కీలకమైన ముద్రలను సృష్టించగలదు.

నోటి సంభాషణ యొక్క తరచుగా పట్టించుకోని అంశం వినడం. మనోవేదనలకు పరిష్కారం కనుగొనడంలో లేదా అమ్మకాల కాల్స్ చేయడంలో కూడా మంచి శ్రవణ నైపుణ్యాలు చాలా ముఖ్యమైనవి. వినడం అనేది స్పీకర్‌పై ఆసక్తి చూపడం, సందేశంపై దృష్టి పెట్టడం మరియు అవగాహనను నిర్ధారించడానికి ప్రశ్నలు అడగడం. ఇది చర్చకు సిద్ధంగా ఉండటానికి, వాదించడానికి లేదా అంతరాయం కలిగించకుండా ఉండటానికి, అవసరమైన విధంగా గమనికలను తీసుకోవడానికి మరియు స్పీకర్ యొక్క ప్రకటనలను సంగ్రహించడానికి సహాయపడుతుంది.

అశాబ్దిక కమ్యూనికేషన్

ముఖ కవళికలు, హావభావాలు, భంగిమ మరియు స్వరం యొక్క స్వరం వంటి అశాబ్దిక సంభాషణ సందేశం యొక్క విజయవంతమైన వ్యాఖ్యానానికి సహాయపడుతుంది. 'కొన్నిసార్లు అశాబ్దిక సందేశాలు శబ్దానికి విరుద్ధంగా ఉంటాయి; తరచుగా వారు మాట్లాడే లేదా వ్రాసిన భాష కంటే నిజమైన భావాలను మరింత ఖచ్చితంగా వ్యక్తీకరిస్తారు 'అని మర్ఫీ మరియు హిల్డెబ్రాండ్ పేర్కొన్నారు. వాస్తవానికి, సందేశాలు 60 నుండి 90 శాతం మధ్య అశాబ్దిక ఆధారాల నుండి రావచ్చని అధ్యయనాలు చెబుతున్నాయి. అందువల్ల, చిన్న వ్యాపార యజమానులు మరియు నిర్వాహకులు తమ సొంత ప్రవర్తనలో అశాబ్దిక ఆధారాల గురించి కూడా తెలుసుకోవాలి మరియు ఇతరుల ప్రవర్తనలో అశాబ్దిక సమాచార రూపాలను చదివే నైపుణ్యాన్ని పెంపొందించుకోవాలి.

అశాబ్దిక సమాచార మార్పిడిలో మూడు ప్రధాన అంశాలు ఉన్నాయి: ప్రదర్శన, శరీర భాష మరియు ధ్వని. మౌఖిక సమాచార మార్పిడిలో స్పీకర్ మరియు పరిసరాలు రెండింటి యొక్క రూపాలు చాలా ముఖ్యమైనవి, అయితే వ్రాతపూర్వక సమాచార మార్పిడి యొక్క ప్రాముఖ్యత ప్రాముఖ్యతను తెలియజేస్తుంది లేదా ఒక లేఖను జంక్ మెయిల్‌గా విసిరివేయవచ్చు. బాడీ లాంగ్వేజ్, మరియు ముఖ్యంగా ముఖ కవళికలు, కమ్యూనికేషన్ యొక్క శబ్ద భాగంలో లేని ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని అందించగలవు. చివరగా, మాట్లాడేవారి స్వరం యొక్క స్వరం, రేటు మరియు వాల్యూమ్ వేర్వేరు అర్థాలను తెలియజేస్తాయి, నవ్వడం, గొంతు క్లియరింగ్ లేదా హమ్మింగ్ వంటివి అనిపించవచ్చు.

కమ్యూనికేషన్స్ టెక్నాలజీస్

గత 20 ఏళ్లుగా సాంకేతిక పరిజ్ఞానం పురోగతి వ్యాపార సమాచార మార్పిడి జరిగే విధానాన్ని గణనీయంగా మార్చింది. వాస్తవానికి, అనేక విధాలుగా కమ్యూనికేషన్ టెక్నాలజీస్ వ్యాపారం చేసే విధానాన్ని మార్చాయి. ఎలక్ట్రానిక్ మెయిల్ మరియు ఇంటర్నెట్ యొక్క విస్తరించిన ఉపయోగం సాధారణంగా వ్యాపారాలను ఒక ప్రదేశం నుండి మరొక ప్రదేశానికి సులభంగా తరలించడానికి, రిమోట్ మరియు / లేదా మొబైల్ కార్యాలయాలను స్థాపించడానికి, వర్చువల్ కార్యాలయాలను సృష్టించడానికి కూడా వీలు కల్పిస్తుంది. కొత్త కమ్యూనికేషన్ టెక్నాలజీ కూడా నిర్ణయం తీసుకోవటానికి సమయం వేగవంతం చేసింది మరియు పని గంటలు మరియు వ్యక్తిగత గంటల మధ్య రేఖను అస్పష్టం చేసింది. ఈ పరిణామాలన్నీ వేగవంతమైన వ్యాపార వాతావరణానికి అనుగుణంగా కంపెనీలను సవాలు చేస్తాయి. కంపెనీలకు మరింత ఉత్పాదకత మరియు సమర్థవంతంగా మారడానికి ఇది ఒక అవకాశం మరియు వాటి అనుకూలత యొక్క పరీక్ష.

ఎలక్ట్రానిక్ కమ్యూనికేషన్ టెక్నాలజీలో మార్పులు అసాధారణమైన వేగంతో జరుగుతున్నప్పటికీ, అవి కమ్యూనికేషన్ యొక్క ప్రాథమిక రూపాల్లో సమూల మార్పులు కాదు. అవి సాంప్రదాయ కమ్యూనికేషన్ పద్ధతులకు మెరుగుదలలు. ఈ సాంకేతికతలు మనం ఎలా సంభాషించవచ్చో రెండు ప్రాథమిక మెరుగుదలలు చేశాయి.

మొబిలిటీ అండ్ రీచ్

వైర్‌లెస్ మరియు సెల్యులార్ టెక్నాలజీ మనం కమ్యూనికేట్ చేయగల ప్రదేశాలను మరియు మనం సులభంగా కమ్యూనికేట్ చేసే దూరాన్ని బాగా విస్తరించాయి. U.S. లో ఎక్కడైనా పని చేసే మార్గంలో ఉన్న మేనేజర్ సింగపూర్‌లోని ఒక సహోద్యోగి లేదా సరఫరాదారుతో సులభంగా కాల్ చేసి చాట్ చేయవచ్చు, అక్కడ ఆమె సాయంత్రం ఇంటికి వెళ్ళేటప్పుడు.

వేగం మరియు శక్తి

హై-స్పీడ్ ఫైబర్ ఆప్టిక్ ఫోన్ లైన్లు మరియు సహేతుక ధర గల హై-స్పీడ్ శాటిలైట్ ట్రాన్స్మిషన్లు ఒక పెద్ద భవన ఫైళ్ళను ఒకే భవనంలో ఒక విభాగం నుండి మరొక విభాగానికి బదిలీ చేయటం చాలా సులభం, ఆ ఫైళ్ళను ఎక్కడైనా ఒక ప్రదేశానికి బదిలీ చేయడం. ఈ ప్రపంచంలో.

సమాచార మార్పిడికి ఈ రెండు మెరుగుదలలు వ్యాపారం ఎలా జరుగుతాయో ప్రభావితం చేశాయి. వారు ప్రతి పైకి మరియు నష్టాలు కలిగి. సహోద్యోగులు ఒకరితో ఒకరు సన్నిహితంగా ఉండగలిగే సౌలభ్యం సంస్థ యొక్క కార్యకలాపాలను సమన్వయం చేయడంలో సహాయపడుతుంది. సరఫరాదారులతో సన్నిహితంగా ఉండటం కూడా ప్రయోజనకరం. ఒక నిర్దిష్ట ఉద్యోగికి, అయితే, ఎప్పుడైనా అందుబాటులో ఉండటం కూడా ఒక భారం కావచ్చు.

సెల్ ఫోన్లు, ల్యాప్ టాప్ కంప్యూటర్లు మరియు వివిధ రకాల చేతితో పట్టుకునే మెసేజింగ్ పరికరాలు అన్నీ వ్యాపార సమాచార మార్పిడికి విలువైన సాధనాలు. వారు కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మరియు సన్నిహితంగా ఉండటానికి మా సామర్థ్యాన్ని పెంచుతారు, కాని వారి సామర్థ్యం నుండి ప్రయోజనం పొందాలంటే ఒక సంస్థ వాటిని తెలివిగా మరియు సమర్ధవంతంగా ఉపయోగించుకోవాలి మరియు పరికరాలు వినియోగదారుకు భారంగా మారకుండా నిరోధించే నియమాలను ఏర్పాటు చేయాలి. తేలికగా కూడా ఆత్మసంతృప్తి రావచ్చు. ఉదాహరణకు, అమ్మకపు ప్రతినిధి జోన్‌ను ఉత్పత్తిలో సులభంగా, త్వరగా మరియు దాదాపు ఎక్కడి నుండైనా పిలవవచ్చు-అలసత్వంగా ఉంచిన ఆర్డర్ గురించి ప్రశ్నలకు స్పష్టత ఇవ్వడానికి మరియు సమాధానం ఇవ్వడానికి ఆర్డర్ గురించి అనేక కాల్‌లు చేయడం మరియు సమాధానం ఇవ్వడం సమర్థవంతమైనదని కాదు. కమ్యూనికేషన్ పరికరాలు పనిచేసే సౌలభ్యం లేదా వేగంతో సంబంధం లేకుండా, సామర్థ్యం కోసం స్పష్టమైన మరియు ఖచ్చితమైన సమాచార మార్పిడికి ప్రాధాన్యత అవసరం.

అంతర్గత కమ్యూనికేషన్స్

ఇంట్రానెట్స్, లేదా అంతర్గత సంస్థాగత కంప్యూటర్ నెట్‌వర్క్‌లు ఉద్యోగులను సమాచారం ఉంచేటప్పుడు చాలా కంపెనీలకు ఎంపిక చేసే మాధ్యమంగా మారాయి. కంపెనీ ఇంట్రానెట్‌ను ఎలక్ట్రానిక్ బులెటిన్ బోర్డ్ లాగా ఉపయోగించవచ్చు మరియు ఇ-మెయిల్‌తో జత చేసినప్పుడు సమాచారాన్ని త్వరగా మరియు సమర్ధవంతంగా వ్యాప్తి చేయడానికి ఉపయోగపడుతుంది.

వివిధ ప్రదేశాలలో పనిచేసే వ్యక్తులను సులభంగా కనెక్ట్ చేయడానికి ఇంట్రానెట్ ఉపయోగించబడవచ్చు కాబట్టి, భౌగోళికంగా చెదరగొట్టబడిన సంస్థలో సమాజ భావాన్ని స్థాపించడానికి లేదా నిర్వహించడానికి ఇది సహాయపడుతుంది. వాస్తవానికి, వర్చువల్ ఆఫీసుగా పిలువబడే వాటిలో సమూహాలు కలిసి పనిచేయడానికి ఇంట్రానెట్‌లు వీలు కల్పిస్తాయి. అనేక చిన్న సేవా వ్యాపారాలు వర్చువల్ కార్యాలయాలుగా ప్రారంభించబడతాయి, దీనిలో సమూహంలోని ప్రతి వ్యక్తి తన సొంత ఇంటిలో లేదా ఎంచుకునే ప్రదేశంలో పనిచేస్తాడు. సమూహాన్ని ఏకం చేసేది రెండు విషయాలు: ఒక సాధారణ లక్ష్యం మరియు సమాచార మరియు సాఫ్ట్‌వేర్ సాధనాలను పంచుకునే ఒక రకమైన కంప్యూటర్ నెట్‌వర్క్.

బాహ్య కమ్యూనికేషన్స్

ఇంటర్నెట్ యొక్క వృద్ధి ఒక వ్యాపారానికి ఆన్‌లైన్ ఉనికిని కలిగి ఉండటం చాలా అవసరం, ఇది సరళమైనది అయినప్పటికీ. సరళమైన ఇంటర్నెట్ వెబ్‌సైట్‌లో ఒక సంస్థ సంభావ్య కస్టమర్‌లు, క్లయింట్లు, ఉద్యోగులు మరియు / లేదా పెట్టుబడిదారులకు సంప్రదింపు సమాచారం మరియు సంస్థ యొక్క చిత్రాన్ని అందించగలదు. ఇంటర్నెట్‌ను అమ్మకాల మరియు మార్కెటింగ్ వాహనంగా ఉపయోగించాలనుకునేవారికి, మరింత అధునాతన (మరియు ఖరీదైన) సైట్‌ను అభివృద్ధి చేయవచ్చు. తరచుగా ఇ-కామర్స్ వెబ్ సైట్లు అని పిలుస్తారు, ఈ సైట్లు ప్రకటనలు, సరుకులను ప్రదర్శించడం, ఆర్డర్లు తీసుకోవడం మరియు ప్రాసెస్ చేయడం, ఆర్డర్లు ట్రాక్ చేయడం మరియు / లేదా అనేక కస్టమర్ సేవా పనులను నిర్వహించడానికి ఉపయోగిస్తారు.

వెబ్ ఉనికి నుండి లబ్ది పొందటానికి చిన్న వ్యాపారాలకు ప్రత్యేకమైన అవకాశం ఉండవచ్చు. బాగా మార్కెట్ చేయబడిన వెబ్‌సైట్ ద్వారా సాధ్యమయ్యే re ట్రీచ్ ఇతర మీడియా ద్వారా ఇలాంటి ఖర్చుతో సాధ్యమయ్యే దానికంటే చాలా ఎక్కువ. కొంతమంది విశ్లేషకుల అభిప్రాయం ప్రకారం, వ్యాపారాల కోసం ఇంటర్నెట్ వంటి ఇంటరాక్టివ్ మాధ్యమం యొక్క అత్యంత శక్తివంతమైన అంశం క్లయింట్లు మరియు కస్టమర్‌లతో నిజమైన రెండు-మార్గం సంభాషణను అభివృద్ధి చేయగల సామర్థ్యం. ఇంటర్నెట్ ఒక శక్తివంతమైన కమ్యూనికేషన్ సాధనం మరియు అన్ని పరిమాణాల వ్యాపారాలు ఇప్పుడు క్రమం తప్పకుండా ఉపయోగిస్తాయి.

సమాచార ప్రసారాలు

పుకార్లు మరియు 'కంపెనీ ద్రాక్షరసం' వంటి అనధికారిక కమ్యూనికేషన్ పద్ధతులు నిర్వహణ నియంత్రణకు వెలుపల ఉంటాయి. ద్రాక్షరసం అనేది కమ్యూనికేషన్ యొక్క బాటప్-అప్ రూపం, దీనిలో నిర్వహణ నుండి అధికారిక పదం లేనప్పుడు ఉద్యోగులు తమ చుట్టూ ఏమి జరుగుతుందో అర్థం చేసుకోవడానికి ప్రయత్నిస్తారు. నిర్వహణ నిశ్శబ్దంగా ఉన్నప్పుడు, ఉద్యోగులు ఏమి జరుగుతుందో about హలతో శూన్యతను నింపుతారు. ద్రాక్షరసం ఆపడానికి మార్గం లేకపోయినప్పటికీ, అది ప్రభావితమవుతుంది. సమాధానం ఇవ్వలేని, లేదా చేయలేని ప్రశ్నలతో వ్యవహరించేటప్పుడు, ప్రతికూల పుకార్లు ప్రారంభించడానికి ముందు నిర్వాహకులు చొరవ తీసుకోవాలి. సంస్థ త్వరలోనే పెద్ద మార్పులకు లోనవుతుందని ఉద్యోగులకు స్పష్టంగా తెలిస్తే, ఉదాహరణకు, నిర్వహణ అది ధృవీకరిస్తుంది. తమకు చట్టబద్ధమైన ఆందోళనలు ఉన్నాయని మేనేజ్‌మెంట్ గుర్తించిందని ఉద్యోగులకు తెలియజేయాలి, అది సాధ్యమైనప్పుడు పరిష్కరించబడుతుంది. అధికారిక చర్చ సంస్థను దెబ్బతీస్తే, అది ఉద్యోగులకు స్పష్టం చేయాలి.

మంచి కమ్యూనికేషన్ యొక్క ప్రాముఖ్యత

అన్ని రకాల కమ్యూనికేషన్లు, అది లేకపోవడం కూడా వ్యాపార వ్యవహారాలపై గణనీయమైన ప్రభావాన్ని చూపుతుంది. రాబోయే వ్యాజ్యం గురించి ప్రెస్‌తో మాట్లాడవద్దని ఉద్యోగులకు చెప్పే కఠినమైన మాటలతో కూడిన, అధికారిక ధ్వనించే మెమో సంస్థ ఏదో తప్పు చేసిందని అంగీకరించినట్లుగా అర్థం చేసుకోవచ్చు. మేనేజ్మెంట్ ఉద్యోగులకు పదేపదే 'నో కామెంట్స్' మరియు పుకార్లు విలీనంపై పత్రికలు కంపెనీ సూటర్స్ గురించి కంపెనీ అనధికారిక చర్చలను ప్రారంభించవచ్చు, కంపెనీ ఎంతకు అమ్ముతుంది మరియు ఎంత మంది ఉద్యోగులను తొలగిస్తుంది.

ఇటువంటి పరిస్థితుల యొక్క ప్రతికూల ప్రభావాలను నివారించడానికి, చిన్న వ్యాపార యజమానులు వీలైనంత మరియు బహిరంగంగా కమ్యూనికేట్ చేయడం ఒక అభ్యాసంగా చేసుకోవాలి. కంపెనీ వార్తాలేఖను ఖర్చు ఆదా చేసే చర్యగా తొలగించే ముందు వారు రెండుసార్లు ఆలోచించాలి, ఎలక్ట్రానిక్ బులెటిన్ బోర్డులను తాజాగా ఉంచండి మరియు ఉద్యోగులు నిర్వహణ ప్రశ్నలను అడగగల సమావేశాలను నిర్వహించాలి. అదనంగా, వారు తమ నైపుణ్యాలను పెంపొందించుకోవాలి, తద్వారా అన్ని వ్యాపార సమాచార మార్పిడి సులభంగా అర్థమవుతుంది. నిర్వహణ నిబంధనలు మరియు పరిభాష, గట్టి లేదా పుష్పించే భాష ఉద్యోగుల మధ్య నిర్వహణ వారితో మాట్లాడుతున్నారనే అభిప్రాయానికి దోహదం చేస్తుంది. అభిప్రాయాన్ని పొందడం మరియు విశ్లేషించడం కూడా సహాయపడుతుంది. ఉద్యోగులకు సమాచారం లేదా అనిపిస్తుందా అని అడగడం మరియు సంస్థ గురించి వారికి మరింత సమాచారం కలిగించేది ఏమిటంటే విలువైన కమ్యూనికేషన్ మార్గాలను తెరవగలదు.

బైబిలియోగ్రఫీ

బోన్నర్, విలియం హెచ్., మరియు లిలియన్ హెచ్. చానీ. సమాచార యుగంలో సమర్థవంతంగా కమ్యూనికేట్ చేయడం . రెండవ ఎడిషన్, డేమ్ పబ్లిషింగ్, 2003.

హోల్జ్, షెల్. 'కనెక్షన్లను ఏర్పాటు చేయడం: నేటి కమ్యూనికేషన్స్ టెక్నాలజీస్ డైనమిక్‌ను మార్చాయి.' కమ్యూనికేషన్ వరల్డ్ . మే-జూన్ 2005.

ఇర్విన్, డేవిడ్. ప్రభావవంతమైన వ్యాపార కమ్యూనికేషన్లు . తోరోగూడ్ పబ్లిషింగ్, 2001.

మర్ఫీ, హెర్టా ఎ., మరియు హెర్బర్ట్ డబ్ల్యూ. హిల్డెబ్రాండ్. ప్రభావవంతమైన వ్యాపార కమ్యూనికేషన్లు . ఏడవ ఎడిషన్. మెక్‌గ్రా-హిల్, 1997.

ఓల్కోనెన్, రామి, హెన్రిక్కి టిక్కనెన్, మరియు కిమ్మో అలజౌటిజార్వి. 'వ్యాపార సంబంధాలు మరియు నెట్‌వర్క్‌లలో కమ్యూనికేషన్ పాత్ర.' నిర్వహణ నిర్ణయం . మే-జూన్ 2000.

రాస్-లార్సన్, బ్రూస్. సమాచార యుగం కోసం రాయడం . W.W. నార్టన్ & కంపెనీ, 2002.