ప్రధాన నియామకం 4 వ్యక్తిగత సహాయకుల రకాలు (వీటిలో 2 మీరు నివారించాల్సిన అవసరం ఉంది)

4 వ్యక్తిగత సహాయకుల రకాలు (వీటిలో 2 మీరు నివారించాల్సిన అవసరం ఉంది)

రేపు మీ జాతకం

మీరు వ్యక్తిగత సహాయకులను ఎవరు తీసుకుంటున్నారు సేవ్ చేయండి మీ సమయం లేదా మీకు సమయం ఎవరు ఖర్చు చేస్తారు?

ఇటీవల, నేను నివసిస్తున్న వ్యోమింగ్‌లోని జాక్సన్ హోల్‌లోని ఒక ప్రైవేట్ తిరోగమనానికి నా అగ్ర వ్యాపార కోచింగ్ ఖాతాదారులలో ముప్పై ఐదు మందిని ఆహ్వానించాను. నాయకత్వం యొక్క వివిధ అంశాలను మేము చర్చించాము - వ్యాపార యజమానులు తమకు మరియు వారి సంస్థలకు వ్యూహాత్మక ప్రయోజనాలు మరియు పురోగతి ఫలితాలను సృష్టించగల మార్గాలు - ఎవరైనా నన్ను అడిగినప్పుడు సమయం నిర్వహణ .

ఆ ప్రశ్న మన సమయాన్ని ప్రభావితం చేయడానికి మనలో ప్రతి ఒక్కరూ కనుగొన్న ఉత్తమ మార్గాల గురించి సజీవ సంభాషణను ప్రేరేపించింది. మరియు ఆ గదిలో మేము కలిగి ఉన్న అసాధారణమైన విజయవంతమైన పారిశ్రామికవేత్తలు విలువైన సమయాన్ని కోల్పోతున్నారని స్పష్టమైంది, ఎందుకంటే వారి సహాయకులు తగినంత సామర్థ్యం కలిగి లేరు లేదా వారికి అవసరమైన పని చేయడానికి తగినంత అధికారం కలిగి ఉన్నారు. కాబట్టి నేను మీ అవసరాలకు తగిన సహాయకులను నియమించడం యొక్క ప్రాముఖ్యత గురించి మాట్లాడటం మొదలుపెట్టాను - మరియు మీకు సహాయం చేయడానికి మీరు ఏమి చేయవచ్చు.

వేర్వేరు కంపెనీలలో మరియు వేర్వేరు నగరాల్లో ఇరవై ఐదు సంవత్సరాలలో, నా కార్యాలయం నుండి పనిచేసిన సహాయకులు, రిమోట్‌గా కాని స్థానికంగా పనిచేసిన సహాయకులు మరియు నా నుండి వెయ్యి మైళ్ల దూరంలో పనిచేసిన సహాయకులు ఉన్నారు. ఈ ప్రక్రియలో, సహాయకులు నిజంగా నాలుగు స్థాయిలు ఉన్నారని నేను కనుగొన్నాను. మీ సమయాన్ని సమకూర్చడానికి సరైన రకమైన సహాయకుడిని నియమించడం చాలా అవసరం.

స్థాయి 1: గోఫర్

ఈ మొదటి శ్రేణిలోని సహాయకులకు ప్రత్యక్ష సూచనలు మరియు దగ్గరి పర్యవేక్షణ అవసరం. వారు పాయింట్ A నుండి పాయింట్ B కి వస్తువులను తరలించగలరు. వారు మీ తరపున ఇమెయిళ్ళను పంపగలరు - సరిగ్గా ఏమి రాయాలో చెప్పినప్పుడు. వారు ట్రాన్స్క్రిప్షన్లు తీసుకొని పత్రాలను స్కాన్ చేయవచ్చు మరియు మీ సూచనల ప్రకారం ఫోల్డర్లలో ఆ పత్రాలను ఫైల్ చేయవచ్చు. గోఫర్‌లతో, మీరు వారికి అడుగడుగునా ఆదేశాలు ఇస్తున్నారు

కాబట్టి మీరు సేవ్ చేస్తారు కొన్ని సమయం - అన్ని తరువాత, మీ గోఫర్ వాస్తవానికి ఎవరు చేయడం పని - కానీ, నిజంగా, మీరు వారి ఆలోచనలన్నీ వారి కోసం చేయాలి. ఇది గోఫర్‌తో పనిచేయడం ద్వారా మీరు నిజంగా పరపతి పొందగల సమయానికి కఠినమైన పరిమితిని ఇస్తుంది.

ఇది మీరు నియమించాల్సిన వ్యక్తిగత సహాయకుడు కాదు.

స్థాయి 2: అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్

అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్ లేదా 'అడ్మిన్' అనేది చాలా పనులను చక్కగా నిర్వహించగల వ్యక్తి, వారికి స్పష్టమైన ప్రక్రియ ఉన్నంత కాలం మరియు ఆ పనులు వారు ఆశిస్తున్న వాటికి లేదా వారు నిర్వహించడానికి ఉపయోగించిన వాటికి సరిహద్దులో ఉంటాయి. .

శుభవార్త ఏమిటంటే నిర్వాహకులు గోఫర్ల కంటే ఎక్కువ స్వయంప్రతిపత్తి కలిగి ఉంటారు. తెలిసిన ఫలితాలను పొందడానికి తెలిసిన ప్రక్రియలు మరియు విధానాలను అనుసరిస్తున్నంతవరకు నిర్వాహకులు మీ సమయాన్ని ప్రభావితం చేయడానికి నిజంగా సహాయపడతారు. వారు కాంక్రీట్, నిర్వచించిన పనులతో రాణిస్తారు.

విషయాలు అస్పష్టంగా మారినప్పుడు వారు ఇబ్బందుల్లో పడతారు - విజయం హామీ ఇవ్వని పనులను నిర్వహించమని అడిగినప్పుడు. వారు గందరగోళానికి గురవుతారు. పొరపాటు చేసినందుకు వారు భయపడతారు. ఎందుకంటే వారి లోపాలకు వారు జవాబుదారీగా ఉంటారని వారికి తెలుసు. వారు ఇబ్బందుల్లో పడవచ్చు. వారు తమ స్వంత అభీష్టానుసారం ఉపయోగించుకోవటానికి ఇష్టపడరు.

కాబట్టి నిర్వాహకులు గోఫర్‌ల కంటే మీ సమయాన్ని గణనీయంగా ప్రభావితం చేయడంలో సహాయపడతారు, కాని సహాయం చాలా విలువైనదిగా ఉండే పనుల నుండి వారు సిగ్గుపడతారు.

స్థాయి 3: ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్

ian veneracion భార్య పమేలా గల్లార్డో

ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్లు అనిశ్చితితో నిలిపివేయబడరు. వారు అస్పష్టమైన నియామకాన్ని తీసుకోవచ్చు మరియు వాస్తవానికి కొన్ని సరిహద్దులలో, అది ఎలా పని చేయాలో గుర్తించవచ్చు. వారు చేసే పనులను నిర్వహించగలరు స్కెచ్ అవుట్ బదులుగా ఇంజనీరింగ్ అవుట్.

ఇంజనీరింగ్ అసైన్‌మెంట్‌లు - అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్లు చాలా సుఖంగా ఉండే అసైన్‌మెంట్‌లు - నిజంగా బాగా ప్రాసెస్ చేయబడతాయి. అవసరమైన దశలను ముందుగానే స్పష్టంగా నిర్దేశిస్తారు.

దీనికి విరుద్ధంగా, మీరు ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్‌కు స్కెచ్-అవుట్ అసైన్‌మెంట్ ఇచ్చినప్పుడు, మీరు సాధారణంగా ఇలా చెబుతారు, ' ఇక్కడ నేను సాధించడానికి ప్రయత్నిస్తున్నాను. ఇక్కడ ఒక జంట ఉన్నాయి ఆట వద్ద వేరియబుల్స్. మీరు పరిగణనలోకి తీసుకోవాలనుకునే కొన్ని విషయాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి . మీరు మిగిలిన వాటిని గుర్తించండి . '

ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ అత్యంత స్వయంప్రతిపత్తి గలవారు; మీ అభ్యర్థనల సందర్భాన్ని అర్థం చేసుకోవడానికి వారికి సహాయం కావాలి. మీ తరపున మంచి నిర్ణయాలు తీసుకోవడంలో వారికి సహాయపడటానికి వారికి నిర్దిష్ట సమాచారం అవసరం. మీ అంచనాలను మరియు ప్రాధాన్యతలను తెలియజేయడానికి వారికి మీరు అవసరం.

ఉదాహరణకు, ప్రయాణ విషయానికి వస్తే, మీరు ఏ పరిస్థితులలో ఉన్నత తరగతి విమాన సేవలకు అప్‌గ్రేడ్ చేయాలనుకుంటున్నారో, మీకు ఎలాంటి హోటళ్ళు ఇష్టం మరియు మీరు ఏ విధమైన పొరుగు ప్రాంతాలలో ఉండటానికి ఇష్టపడతారో వారికి తెలియజేయాలి.

ఆ సందర్భం కూడా చాలా లోతుగా వెళ్ళవచ్చు. నా వంతుగా, నా ఇన్‌బాక్స్ లోపల నా ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ ఉండాలనుకుంటున్నాను. పాక్షికంగా ఇది సహాయపడుతుంది ఎందుకంటే ఇది నేను నిర్వహించాల్సిన ఇమెయిల్‌ల సంఖ్యను తగ్గిస్తుంది: నాకు రోజుకు వంద ఇమెయిళ్ళు వస్తే, నా ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ వాటిలో యాభై నుండి డెబ్బై వరకు నిర్వహిస్తాడు, పున ist పంపిణీ చేస్తాడు లేదా తొలగిస్తాడు.

ఆమె అక్కడ ఉండటం కూడా సహాయపడుతుంది ఎందుకంటే ఆమె నా వ్యాపారం యొక్క సందర్భం చూస్తుంది. నేను ఏమి చేస్తున్నానో మరియు ఎవరితో పని చేస్తున్నానో ఆమెకు తెలుసు కాబట్టి, నాతో ఎవరు సమావేశాలు పొందాలనే దానిపై ఆమె మంచి నిర్ణయాలు తీసుకోవచ్చు. ఉదాహరణకు, నేను ఒక నిర్దిష్ట ప్రాజెక్ట్ గురించి జోతో చాలా ఇమెయిళ్ళను మార్పిడి చేస్తున్నానని ఆమె చూస్తే, జో ఒక సమావేశం కోసం అడుగుతాడు మరియు ఒక నిర్దిష్ట గడువుకు ముందే ఇది జరగాలి అని ఆమె చెబితే, ఈ ప్రాజెక్ట్ నిజంగా ముఖ్యమైనదని ఆమె నిర్ణయించగలదు నాకు మరియు సమావేశం బహుశా చాలా ఉంది. కాబట్టి ఆమె నా కోసం ఆ సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేయడానికి చొరవ తీసుకుంటుంది మరియు దాని ప్రభావానికి నాకు ఒక గమనికను వదలండి, ' ఈ గడువుకు ముందే మీతో కలవడం నిజంగా అవసరమని జో చెప్పారు, కాబట్టి నేను అతనిని అరగంట కొరకు, 2:45 నుండి 3:15 వరకు సరిపోతాను . '

ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్లు మీకు మంచి సందర్భం ఇచ్చినంతవరకు మీ సమయాన్ని ప్రభావితం చేయడంలో మీకు సహాయపడగలరు.

స్థాయి 4: చీఫ్ ఆఫ్ స్టాఫ్ లేదా ఎగ్జిక్యూటివ్ ఆఫీసర్

చివరగా మనకు చీఫ్ ఆఫ్ స్టాఫ్ - లేదా, మిలిటరీలో, ఎగ్జిక్యూటివ్ ఆఫీసర్ ఉన్నారు. ఈ సహాయకుడు మీ వ్యాపార కార్యకలాపాలకు వ్యక్తిగత COO లాంటిది. వారు మీ లక్ష్యాలను అర్థం చేసుకుంటారు. అన్ని ముఖ్య ఆటగాళ్ళు ఎవరో వారికి తెలుసు. మరియు వారు మీ భుజాల నుండి పరిపాలనా భారాన్ని ఎక్కువగా - లేదా చాలా ఎక్కువ తీసుకునేటప్పుడు వారి స్వంత ఫలితాలను పొందగలుగుతారు.

ఒక చీఫ్ ఆఫ్ స్టాఫ్ చొరవ తీసుకుంటుంది మరియు వాస్తవానికి మీ తరపున మీ ప్రత్యక్ష నివేదికలతో అనుసరించండి మరియు తనిఖీ చేస్తుంది. ఒక అడ్మినిస్ట్రేటివ్ లేదా ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ ఒక సమావేశంలో గమనికలు తీసుకోవచ్చు, మీ చీఫ్ ఆఫ్ స్టాఫ్ అనుసరించాల్సిన అంశాలను గుర్తించి, ఆ ఫాలో-అప్‌ను తాము చేస్తారు. మీ చీఫ్ ఆఫ్ స్టాఫ్ సమావేశం తరువాత సిండితో తిరిగి సర్కిల్ చేయటానికి తమను తాము తీసుకుంటారు, ఆ నాలుగు వస్తువులలో ఆమె నిజంగా శుభ్రంగా చేతులెత్తేసిందని నిర్ధారించుకోండి మరియు రెండు రోజుల తరువాత ఆమె వాటిని ఎలా చేస్తుందో చూడటానికి తిరిగి తనిఖీ చేయండి.

దురదృష్టవశాత్తు, చాలా మంది ప్రజలు గోఫర్లు మరియు అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్లను తీసుకుంటారు - స్పష్టంగా నిర్దేశించిన పనులతో మాత్రమే సహాయం చేయగల వ్యక్తులు. కానీ వ్యాపార యజమానులుగా, మనలో చాలా మంది ప్రాసెస్-ఆధారితవారు కాదు; మేము మసకబారిన ప్రపంచంలో నివసిస్తున్నాము. అందువల్ల మనకు కనీసం, మరింత అస్పష్టమైన పరిస్థితులను నిర్వహించగల ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ అవసరం.

సిబ్బంది ముఖ్యులు గొప్పవారు అయితే, మీరు సాధారణంగా వాటిని మిడ్ క్యాప్ మరియు పెద్ద కంపెనీలలో మాత్రమే కనుగొంటారు. మీకు చిన్న సంస్థ ఉంటే, మీ బృందంలో మీకు చీఫ్ ఆఫ్ స్టాఫ్ టైప్ వ్యక్తి ఉండవచ్చు, కాని వారు మీకు ప్రత్యేకంగా కేటాయించబడరు. వారు బదులుగా మీ కార్యకలాపాలను అమలు చేయవచ్చు లేదా, మీ వ్యాపారం కొంచెం పెద్దదిగా ఉంటే, అవి మీ COO కావచ్చు.

మరియు ఈ శీర్షికలు ఏకపక్షంగా ఉన్నాయని గమనించవలసిన ముఖ్యమైన విషయం. 'ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్లు' అని పేరు పెట్టబడిన చాలా మంది ప్రజలు నిజంగా గోఫర్లు మాత్రమే. మరియు గోఫర్లుగా నియమించబడిన వ్యక్తులు పుష్కలంగా ఎగ్జిక్యూటివ్ అసిస్టెంట్ స్థాయిలో ప్రదర్శిస్తారు. (తరువాతి వినోద ప్రపంచంలో సర్వసాధారణం.)

కాబట్టి, మీ తదుపరి సహాయకుడిని నియమించడం గురించి మీరు ఆలోచిస్తున్నప్పుడు, మీకు ఏ రకమైన సహాయకుడు అవసరమో పరిశీలించండి. మరియు, మీరు ఏది నిర్ణయించుకున్నా, ఇంటర్వ్యూల సమయంలో ఆ లక్షణాల కోసం వెతకండి.

చివరగా, బోనస్ అనుకూల చిట్కా: మీకు అవసరమని మీరు అనుకున్న దానికంటే కొంచెం ఎక్కువ సామర్థ్యం ఉన్న వారిని నియమించుకోండి. అన్నింటికంటే, మీ కంపెనీ ఎదగాలని మీరు కోరుకుంటున్నారు, లేదా?

నేను పంచుకున్న ఆలోచనలను మీరు ఆస్వాదించినట్లయితే, నా క్రొత్త పుస్తకం యొక్క ఉచిత కాపీని డౌన్‌లోడ్ చేయమని నేను మిమ్మల్ని ప్రోత్సహిస్తున్నాను, వ్యాపారాన్ని నిర్మించండి, ఉద్యోగం కాదు . ఇక్కడ నొక్కండి పూర్తి వివరాల కోసం మరియు మీ అభినందన కాపీని పొందడానికి.

ఆసక్తికరమైన కథనాలు