యుఎస్ ఉద్యోగులు సగటున సుమారు ఖర్చు చేస్తారు పావు వంతు వర్క్ వీక్ ద్వారా వందలాది ఇమెయిల్‌లు .
మేము మా ప్రత్యుత్తర బటన్లకు అతుక్కుపోయినప్పటికీ, కెరీర్ కోచ్ బార్బరా పాచ్టర్ మాట్లాడుతూ, నిపుణులు పుష్కలంగా ఇప్పటికీ ఇమెయిల్‌ను ఎలా ఉపయోగించాలో తెలియదు.
మేము చదువుతున్న మరియు వ్రాస్తున్న సందేశాల యొక్క సంపూర్ణ వాల్యూమ్ కారణంగా, మేము ఇబ్బందికరమైన లోపాలు చేసే అవకాశం ఉంది మరియు ఆ తప్పులు తీవ్రమైన పరిణామాలను కలిగిస్తాయి.
పాచర్ తన పుస్తకంలో ఆధునిక ఇమెయిల్ మర్యాద యొక్క ప్రాథమికాలను వివరించాడు ' ది ఎస్సెన్షియల్స్ ఆఫ్ బిజినెస్ మర్యాద . ' మేము ఆమెతో మాట్లాడాము మరియు మీరు తెలుసుకోవలసిన అతి ముఖ్యమైన నియమాలను తీసివేసాము.
వివియన్ జియాంగ్ మరియు రాచెల్ షుగర్ ఈ వ్యాసం యొక్క మునుపటి సంస్కరణలకు దోహదపడ్డారు.
1. స్పష్టమైన, ప్రత్యక్ష విషయ పంక్తిని చేర్చండి
మంచి సమావేశ శ్రేణికి ఉదాహరణలు 'సమావేశ తేదీ మార్చబడింది,' 'మీ ప్రదర్శన గురించి శీఘ్ర ప్రశ్న' లేదా 'ప్రతిపాదన కోసం సూచనలు.'
'సబ్జెక్ట్ లైన్ ఆధారంగా ఇమెయిల్ తెరవాలా వద్దా అని ప్రజలు తరచూ నిర్ణయిస్తారు' అని పాచర్ చెప్పారు. 'మీరు వారి సమస్యలను లేదా వ్యాపార సమస్యలను పరిష్కరిస్తున్నారని పాఠకులకు తెలియజేసే ఒకదాన్ని ఎంచుకోండి.'
2. ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించండి
మీరు కంపెనీ కోసం పని చేస్తే, మీరు మీ కంపెనీ ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించాలి. కానీ మీరు వ్యక్తిగత ఇమెయిల్ ఖాతాను ఉపయోగిస్తుంటే - మీరు స్వయం ఉపాధి కలిగి ఉన్నారా లేదా అప్పుడప్పుడు పని సంబంధిత కరస్పాండెన్స్‌ల కోసం ఉపయోగించినట్లే - ఆ చిరునామాను ఎన్నుకునేటప్పుడు మీరు జాగ్రత్తగా ఉండాలి, పాచర్ చెప్పారు.
మీరు ఎల్లప్పుడూ మీ పేరును తెలియజేసే ఇమెయిల్ చిరునామాను కలిగి ఉండాలి, తద్వారా ఇమెయిల్ ఎవరు పంపుతున్నారో గ్రహీతకు ఖచ్చితంగా తెలుసు. 'బేబీ గర్ల్ @ ...' లేదా 'బీర్‌ఓవర్ @ ...' వంటి కార్యాలయంలో ఉపయోగించడానికి తగిన ఇమెయిల్ చిరునామాలను (బహుశా మీ గ్రేడ్-పాఠశాల రోజుల అవశేషాలు) ఎప్పుడూ ఉపయోగించవద్దు - మీరు ఎంత ప్రేమించినా కోల్డ్ బ్రూ.
3. 'అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి' కొట్టే ముందు రెండుసార్లు ఆలోచించండి
వారితో సంబంధం లేని 20 మంది వ్యక్తుల ఇమెయిల్‌లను ఎవరూ చదవడం ఇష్టం లేదు. చాలా మంది ప్రజలు తమ స్మార్ట్‌ఫోన్‌లలో క్రొత్త సందేశాల నోటిఫికేషన్‌లను పొందడం లేదా వారి కంప్యూటర్ స్క్రీన్‌లలో పాప్-అప్ సందేశాలను మరల్చడం ద్వారా ఇమెయిల్‌లను విస్మరించడం కష్టం. జాబితాలోని ప్రతి ఒక్కరూ ఇమెయిల్‌ను స్వీకరించాలని మీరు నిజంగా అనుకుంటే తప్ప, 'అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి' కొట్టడం మానుకోండి, పాచర్ చెప్పారు.
4. సిగ్నేచర్ బ్లాక్ చేర్చండి
అందించడానికి మీ గురించి కొంత సమాచారంతో మీ రీడర్, పాచర్ సూచిస్తున్నారు. 'సాధారణంగా, ఇది మీ పూర్తి పేరు, శీర్షిక, కంపెనీ పేరు మరియు ఫోన్ నంబర్‌తో సహా మీ సంప్రదింపు సమాచారాన్ని పేర్కొంటుంది. మీరు కూడా మీ కోసం కొంచెం పబ్లిసిటీని జోడించవచ్చు, కానీ ఎటువంటి సూక్తులు లేదా కళాకృతులతో అతిగా వెళ్లవద్దు. '
మిగిలిన ఇమెయిల్ మాదిరిగానే అదే ఫాంట్, టైప్ సైజు మరియు రంగును వాడండి, ఆమె చెప్పింది.
5. ప్రొఫెషనల్ నమస్కారాలు ఉపయోగించండి
'హే యు కుర్రాళ్ళు,' 'యో,' లేదా 'హాయ్ ఫొల్క్స్' వంటి లాక్-బ్యాక్, సంభాషణ వ్యక్తీకరణలను ఉపయోగించవద్దు.
'మా రచనల యొక్క రిలాక్స్డ్ స్వభావం ఒక ఇమెయిల్‌లోని నమస్కారాన్ని ప్రభావితం చేయకూడదు' అని ఆమె చెప్పింది. ' హే చాలా అనధికారిక నమస్కారం మరియు సాధారణంగా దీనిని కార్యాలయంలో ఉపయోగించకూడదు. మరియు నాకు సరే కాదు. వా డు హాయ్ లేదా హలో బదులుగా.'
ఎవరి పేరును కుదించకూడదని కూడా ఆమె సలహా ఇస్తుంది. 'హాయ్ మైఖేల్' అని చెప్పండి, మీకు ఖచ్చితంగా తెలియకపోతే అతను 'మైక్' అని పిలవబడతాడు.
6. ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లను తక్కువగా వాడండి
మీరు ఆశ్చర్యార్థక బిందువును ఉపయోగించాలని ఎంచుకుంటే, ఉత్సాహాన్ని తెలియజేయడానికి ఒకదాన్ని మాత్రమే ఉపయోగించండి, పాచర్ చెప్పారు.
'ప్రజలు కొన్నిసార్లు దూరంగా వెళ్లి వారి వాక్యాల చివరలో అనేక ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లను ఉంచారు. ఫలితం చాలా భావోద్వేగంగా లేదా అపరిపక్వంగా కనిపిస్తుంది 'అని ఆమె రాసింది. 'ఆశ్చర్యార్థక పాయింట్లను వ్రాతపూర్వకంగా తక్కువగా ఉపయోగించాలి.'
7. హాస్యంతో జాగ్రత్తగా ఉండండి
సరైన స్వరం లేదా ముఖ కవళికలు లేకుండా హాస్యం అనువాదంలో సులభంగా పోతుంది. వృత్తిపరమైన మార్పిడిలో, గ్రహీతకు మీకు బాగా తెలియకపోతే హాస్యాలను ఇమెయిల్‌ల నుండి వదిలివేయడం మంచిది. అలాగే, మీరు ఫన్నీగా భావించే విషయం మరొకరికి ఫన్నీగా ఉండకపోవచ్చు.
పాచెర్ ఇలా అంటాడు: 'మాట్లాడేటప్పుడు ఫన్నీగా భావించేది వ్రాసినప్పుడు చాలా భిన్నంగా కనిపిస్తుంది. అనుమానం వచ్చినప్పుడు దాన్ని వదిలేయండి. '
8. వివిధ సంస్కృతుల ప్రజలు భిన్నంగా మాట్లాడతారని మరియు వ్రాస్తారని తెలుసుకోండి
దుర్వినియోగం కారణంగా సులభంగా సంభవించవచ్చు సాంస్కృతిక తేడాలు , ముఖ్యంగా రచనా రూపంలో మనం ఒకరి శరీర భాషను చూడలేము. మీ సందేశాన్ని రిసీవర్ యొక్క సాంస్కృతిక నేపథ్యం లేదా మీకు ఎంత బాగా తెలుసు.
గుర్తుంచుకోవలసిన మంచి నియమం ఏమిటంటే, మీతో వ్యాపారం చేసే ముందు అధిక-సందర్భ సంస్కృతులు (జపనీస్, అరబ్ లేదా చైనీస్) మిమ్మల్ని తెలుసుకోవాలనుకుంటాయి. అందువల్ల, ఈ దేశాల నుండి వ్యాపార సహచరులు వారి రచనలలో మరింత వ్యక్తిగతంగా ఉండటం సాధారణం కావచ్చు. మరోవైపు, తక్కువ-సందర్భ సంస్కృతుల (జర్మన్, అమెరికన్, లేదా స్కాండినేవియన్) ప్రజలు చాలా త్వరగా పాయింట్‌ను పొందడానికి ఇష్టపడతారు.
9. మీ ఇమెయిల్‌లకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి - ఇమెయిల్ మీ కోసం ఉద్దేశించబడనప్పటికీ
మీకు పంపిన ప్రతి ఇమెయిల్ సందేశానికి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడం చాలా కష్టం, కానీ మీరు ప్రయత్నించాలి, పాచర్ చెప్పారు. ఇమెయిల్ మీకు అనుకోకుండా పంపినప్పుడు ఇది ఉంటుంది, ప్రత్యేకించి పంపినవారు ప్రత్యుత్తరం ఆశిస్తున్నట్లయితే. ప్రత్యుత్తరం అవసరం లేదు కాని మంచి ఇమెయిల్ మర్యాదగా పనిచేస్తుంది, ప్రత్యేకించి ఈ వ్యక్తి మీలాంటి సంస్థ లేదా పరిశ్రమలో పనిచేస్తే.
ఇక్కడ ఒక ఉదాహరణ ప్రత్యుత్తరం: 'మీరు చాలా బిజీగా ఉన్నారని నాకు తెలుసు, కాని మీరు ఈ ఇమెయిల్‌ను నాకు పంపాలని నేను అనుకోను. నేను మీకు తెలియజేయాలనుకుంటున్నాను, కాబట్టి మీరు దానిని సరైన వ్యక్తికి పంపవచ్చు. '
10. చివరిగా ఇమెయిల్ చిరునామాను జోడించండి
'మీరు సందేశాన్ని వ్రాసి ప్రూఫ్ చేయడం ముందే అనుకోకుండా ఇమెయిల్ పంపడం మీకు ఇష్టం లేదు' అని పాచర్ చెప్పారు. 'మీరు సందేశానికి ప్రత్యుత్తరం ఇస్తున్నప్పుడు కూడా, గ్రహీత యొక్క చిరునామాను తొలగించి, సందేశం పంపడానికి సిద్ధంగా ఉన్నారని మీకు ఖచ్చితంగా తెలిస్తేనే దాన్ని చొప్పించడం మంచి ముందు జాగ్రత్త.'
11. ప్రతి సందేశాన్ని ప్రూఫ్ చేయండి
మీ తప్పులను మీ ఇమెయిల్ గ్రహీతలు గుర్తించలేరు. 'మరియు, గ్రహీతను బట్టి, వాటిని తయారుచేసినందుకు మీరు తీర్పు ఇవ్వబడతారు' అని పాచర్ చెప్పారు.
డాన్ స్టాలీ ఎంత పాతది
స్పెల్-చెక్ మీద ఆధారపడవద్దు. మీ ఇమెయిల్ పంపే ముందు కొన్ని సార్లు చదవండి మరియు చదవండి.
'ఒక పర్యవేక్షకుడు' అసౌకర్యానికి క్షమించండి 'అని రాయడానికి ఉద్దేశించినది' 'అని పాచర్ చెప్పారు. 'కానీ అతను తన స్పెల్ చెక్ మీద ఆధారపడ్డాడు మరియు' ఆపుకొనలేనిందుకు క్షమించండి 'అని రాయడం ముగించాడు.
12. మీరు సరైన గ్రహీతను ఎంచుకున్నారని రెండుసార్లు తనిఖీ చేయండి
మీ చిరునామా పుస్తకం నుండి పేరును ఇమెయిల్ యొక్క 'టు' లైన్‌లో టైప్ చేసేటప్పుడు జాగ్రత్తగా శ్రద్ధ వహించాలని పాచర్ చెప్పారు. 'తప్పు పేరును ఎంచుకోవడం చాలా సులభం, ఇది మీకు మరియు పొరపాటున ఇమెయిల్‌ను స్వీకరించే వ్యక్తికి ఇబ్బందికరంగా ఉంటుంది.'
13. మీ ఫాంట్లను క్లాసిక్ గా ఉంచండి
పర్పుల్ కామిక్ సాన్స్‌కు సమయం మరియు స్థలం ఉంది (బహుశా?) కానీ వ్యాపార అనురూప్యం కోసం, మీ ఫాంట్‌లు, రంగులు మరియు పరిమాణాలను క్లాసిక్‌గా ఉంచండి.
కార్డినల్ నియమం: మీ ఇమెయిల్‌లు ఇతర వ్యక్తులకు చదవడానికి సులభంగా ఉండాలి.
'సాధారణంగా, 10- లేదా 12-పాయింట్ల రకాన్ని మరియు ఏరియల్, కాలిబ్రి, లేదా టైమ్స్ న్యూ రోమన్ వంటి సులభంగా చదవగలిగే ఫాంట్‌ను ఉపయోగించడం మంచిది' అని పాచర్ సలహా ఇస్తాడు. రంగు విషయానికొస్తే, నలుపు అనేది సురక్షితమైన ఎంపిక.
14. గ్రహీతలు వారు మిమ్మల్ని కోరితే తప్ప వారి పేరును తగ్గించవద్దు
' నా పేరు బార్బరా. 'హాయ్ బార్బ్' అని సంబోధించిన ఇమెయిల్‌లను స్వీకరించడం నాకు ఇష్టం లేదు 'అని ఆమె బిజినెస్ ఇన్‌సైడర్‌కు చెబుతుంది. 'మారుపేర్లను ఉపయోగించడంలో కూడా ఇది వర్తిస్తుంది. నన్ను బార్బీ అని పిలవకండి! '
వారు మీకు మారుపేరును ఇష్టపడతారని వ్యక్తి మీకు చెప్పకపోతే, ఒకదాన్ని ఉపయోగించడానికి మీ మీద తీసుకోకండి. మీరు స్నేహపూర్వకంగా లేదా అనధికారికంగా ఉండటానికి ప్రయత్నిస్తూ ఉండవచ్చు, కానీ ఇది తగనిది మరియు గ్రహీత చర్మం క్రింద పొందవచ్చు.
15. మీరు గ్రహీతల పేరును సరిగ్గా స్పెల్లింగ్ చేస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి
'మీరు నమస్కారంలో ఒకరిని కించపరిస్తే, ఆ వ్యక్తి ఇంకేమీ చదవకపోవచ్చు' అని ఆమె చెప్పింది.
గౌరవంగా ఉండండి మరియు గ్రహీత పేరును సరిగ్గా ఉచ్చరించండి. 'చాలా మంది తమ పేరు తప్పుగా వ్రాస్తే అవమానిస్తారు. వ్యక్తి సంతకం బ్లాక్లో సరైన స్పెల్లింగ్ కోసం తనిఖీ చేయండి. మీరు వారి ఇమెయిల్ చిరునామాను కూడా తనిఖీ చేయవచ్చు. తరచుగా, ప్రజల మొదటి మరియు / లేదా చివరి పేర్లు వారి చిరునామాలలో ఉంటాయి. '
మీరు సంభావ్య క్లయింట్‌కు ఇమెయిల్ ఇస్తుంటే, మీరు వివరాలకు తక్కువ శ్రద్ధ వహిస్తారని లేదా వారి పేరు సరిగ్గా రావడానికి చాలా బిజీగా లేదా పరధ్యానంలో ఉన్నారని వారు అనుకోవచ్చు మరియు మీరు పంపించదలచిన సందేశం అది కాదు.
16. మీ స్వరంలో ట్యాబ్‌లను ఉంచండి
అనువాదంలో జోకులు పోగొట్టుకున్నట్లే, స్వర సూచనలు మరియు ముఖ కవళికల నుండి మీరు పొందే సందర్భం లేకుండా స్వరం తప్పుగా అర్థం చేసుకోవడం సులభం. దీని ప్రకారం, మీరు ఉద్దేశించిన మరింత ఆకస్మికంగా రావడం సులభం. మీరు 'సూటిగా' అర్థం; వారు 'కోపం మరియు కర్ట్' చదువుతారు.
అపార్థాలను నివారించడానికి, పంపేదాన్ని కొట్టే ముందు మీ సందేశాన్ని బిగ్గరగా చదవమని పాచర్ సిఫార్సు చేస్తున్నాడు. 'ఇది మీకు కఠినంగా అనిపిస్తే, అది పాఠకుడికి కఠినంగా అనిపిస్తుంది' అని ఆమె చెప్పింది.
ఉత్తమ ఫలితాల కోసం, నిస్సందేహంగా ప్రతికూల పదాలను ('వైఫల్యం,' 'తప్పు,' లేదా 'నిర్లక్ష్యం') వాడకుండా ఉండండి మరియు ఎల్లప్పుడూ 'దయచేసి' మరియు 'ధన్యవాదాలు' అని చెప్పండి.
17. ఏదీ గోప్యంగా లేదు - కాబట్టి దాని ప్రకారం రాయండి
మాజీ మాజీ CIA డైరెక్టర్ డేవిడ్ పెట్రెయస్ స్పష్టంగా మరచిపోయిన విషయాన్ని ఎల్లప్పుడూ గుర్తుంచుకోండి, పాచర్ హెచ్చరిస్తుంది: ప్రతి ఎలక్ట్రానిక్ సందేశం ఒక బాటను వదిలివేస్తుంది.
'మీరు వ్రాసేది ఇతరులు చూస్తారని అనుకోవడం ఒక ప్రాథమిక మార్గదర్శకం, కాబట్టి ప్రతి ఒక్కరూ చూడాలని మీరు కోరుకోని ఏదైనా రాయవద్దు' అని ఆమె చెప్పింది. మరింత ఉదారవాద వ్యాఖ్యానం: మీకు హాని కలిగించే లేదా ఇతరులకు బాధ కలిగించే ఏదైనా రాయవద్దు. అన్నింటికంటే, ఇమెయిల్ ఫార్వార్డ్ చేయడం ప్రమాదకరమైనది, మరియు క్షమించండి కంటే సురక్షితంగా ఉండటం మంచిది.
ఇది కథ మొదట కనిపించింది బిజినెస్ ఇన్సైడర్ .
